Crear un presupuesto, mision posible. Parte 3

Esta es la entrega final de la saga Crear un presupuesto, misión posible. En los artículos anteriores cubrimos cuestiones importantes tales como la utilidad de un presupuesto, el gasto hormiga como enemigo, la asignación de porcentajes a cada categoría de gasto, entre otras cuestiones claves para su creación.

Hoy vamos a enfocarnos principalmente en la creación de un presupuesto con una herramienta que cualquier persona puede tener a su disposición: Microsoft Excel. Aquellos que no tienen acceso a tal producto, pueden utilizar la herramienta gratuita de Google llamada sheets la cual no requiere instalación ya que todo es en linea.

Lo primero será identificar nuestro ingreso real, los gastos recurrentes y revisar nuestros estados de cuenta bancarios y cualquier data que tengamos acerca de nuestro patrón de consumo y gasto. La creación de este presupuesto en Excel está orientada a personas que no tienen muchos recursos o experiencia con computadoras o planillas de cálculo. Claramente existen métodos más sofisticados, fórmulas más eficientes y combinaciones de operaciones que aquellos individuos con niveles de práctica superiores podrán utilizar para su presupuesto personal o familiar.

Para este ejemplo asumimos que la moneda de cálculo serán los dólares americanos e imaginamos que nuestro ingreso mensual está estipulado en $1400.

Nuestros gastos identificados serán los siguientes:

Esenciales:

  • Vivienda $400
  • Comida mensual $200
  • Servicios públicos $100
  • Seguros $50
  • Gastos de ítems de higiene y limpieza $30
  • Internet $20

Total de esta categoría $800. (57% del presupuesto)

Repago de deudas

  • $70 de préstamo prendario
  • $80 de préstamo personal
  • $20 de tarjeta de crédito

Total de la categoría $170 (12%)

Ahorros e inversión

  • Ahorros mensuales $100
  • Inversión en fondos comunes de inversión de retiro $100

Total de la categoría $200 (14%)

Gastos discrecionales, entretenimiento y transporte

  • Ahorro destinado a vacaciones $80
  • Gastos discrecionales $100
  • Gasolina $50

Total de la categoría (17%)

Lo que podemos ver al poner la lupa sobre los gastos es que basados en nuestra guía, nuestros gastos esenciales sobrepasan el 50% que asignamos como máximo ideal, sin embargo, también podemos observar un presupuesto relativamente saludable en cuanto a deudas y esfuerzo en ahorro e inversión de esta persona. 

Ahora bien, cada categoría tiene su gasto identificado, pero dentro de los mismos hay subcategorías que necesitan ser observadas y de alguna manera planeadas antes de comenzar a diseñar nuestra plantilla. Cuando hablamos de comida, ¿cuál es nuestra dieta? ¿que compramos para llevarnos al trabajo y que utilizamos en casa? estas preguntas nos proveerán más certezas, y a medida que nos empecemos a sentir más cómodos con el presupuesto, más chances tendremos de ajustar donde debamos. Recordemos que ajustar no siempre significa reducir, sino mover y reasignar en donde es necesario sacando desde donde no lo es o está sobre presupuestado.

En este caso el diseño de las sub categorías lo veremos a medida que creamos nuestra planilla.

Primer paso: crear un presupuesto en una planilla de excel

Abriremos el Excel o Google Sheets y crearemos la categoría menos flexible, los gastos esenciales.

  1. Al abrir el programa Excel, veremos que debajo de todas las opciones de personalización de la planilla tendremos columnas con letras que van de la A hacia … prácticamente el infinito.
  2. En la intersección donde la columna A se cruza con la celda 1 escribiremos el nombre Gastos esenciales y le daremos enter al teclado.
  3. Luego de manera horizontal, osea de derecha a izquierda, en la celda numero 2 comenzando con la columna A nuevamente, escribiremos los nombres de los gastos esenciales. Por ejemplo: Vivienda, Electricidad, Gas, Impuestos, Seguro automotor, Seguro de vivienda. En este caso dejaremos la parte de comida, higiene y limpieza para otra parte mas detallada de nuestra planilla.
Crear un presupuesto excel

Como podemos ver, las columnas necesitan ser ajustadas. Utilizando el mouse, haremos click izquierdo en la A de la columna y dejaremos presionado y vamos a mover el mouse hacia la derecha hasta cubrir todas las columnas que necesitamos ajustar. Luego dejamos de presionar el botón izquierdo y sin hacer click acomodaremos el cursor del mouse por sobre la linea divisoria de alguna de las columnas tal como señalamos en la siguiente captura de pantalla. Una vez que posicionemos el mouse ahí, haremos doble click izquierdo y veremos como las columnas se ajustarán al texto.

Crear un presupuesto excel
  1. Una vez que hayamos efectuado esto, procederemos a escribir debajo de cada tipo de gasto (linea 3), el total que tenemos presupuestado. Por ejemplo, Vivienda $400, Seguro de Auto $35, Seguro de Casa $15, etc.
  2. Al finalizar, nos posicionaremos en la intersección de la columna A y la celda 5 y apretaremos la tecla F2 que está arriba en nuestro teclado. Esto nos permitirá poner el código de Excel en la celda.
  3. Escribiremos lo siguiente tal cual +A3-A4 y presionaremos enter. 
    Crear un presupuesto excel

  4. Luego haremos click en el cuadrado que nos aparecerá en la parte inferior derecha de la celda tal como mostramos debajo y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse correremos hacia la derecha las celdas hasta completar la fórmula en todas las columnas de la línea 5.
Crear un presupuesto excel
  • Lo que hicimos acá es lo siguiente: en la linea 3 tenemos el total que presupuestamos gastar en el mes para cada categoría. Ejemplo: $400 en vivienda.
  • En la linea 4 por ahora lo dejamos en blanco porque eso lo iremos completando a medida que realicemos los pagos durante el mes. 
  • La linea 5 con su formula no tendremos que tocarla, nos calculará automáticamente si tenemos un remanente (sobre presupuestamos) o tenemos un déficit (sub presupuestamos) en cada categoría.

Este mismo proceso lo realizaremos en cada sección de nuestro presupuesto. Primero pondremos las categorías o ítems, debajo el total presupuestado para el mes, luego dejaremos la celda en blanco para ingresar los gastos a medida que lo realizamos y posteriormente crearemos la fórmula para que el Excel nos calcule que tanto tenemos disponible o sobre gastamos. 

Ahora pasaremos a crear la categoría más detallada que es aquella relacionada con la comida, higiene y limpieza.

Para esto seguiremos los mismos pasos, pero debido a que es probable que muchos ítems sean comprados en diferentes momentos del mes como puede ser la fruta o verdura fresca, necesitaremos dejar mas espacios disponibles para ir agregando gastos antes de escribir nuestra fórmula. Es probable que tengamos que reajustar el ancho de las columnas nuevamente tal como lo realizamos anteriormente, el proceso es el mismo, la diferencia es que podemos ajustar uno por uno haciendo click en la división entre las dos columnas. Podemos ser tan detallados como querramos.

crear un presupuesto personal o familiar

Este sería el resultado al crear un presupuesto.

  • A la derecha de las columnas ingresé una referencia para saber a que semana corresponde cada gasto.
  • El paso siguiente será nuevamente arrastrar la fórmula hacia la derecha tal como ven en la línea 16 mostrando el total de cada columna.

Por último podremos crear un área con múltiples categorías que posean menos detalle y requieran menos entradas mensuales, excepto quizá la parte de gasolina.

Una vez efectuado el desglose, seleccionaremos -pintaremos- las celdas a las que queramos agregar un borde. Recordemos que algunas categorías no son fijas al crear un presupuesto. Por ejemplo la gasolina puede ser esencial o bien puede ser considerada discrecional si tenemos la opción de transporte público a menor costo.

Crear un presupuesto personal

Si queremos también podremos cambiar colores o ajustar el tamaño de las fuentes para una mejor lectura, pero eso ya quedará en elecciones personales de cada individuo. Una vez finalizado, podremos comenzar a ingresar toda la información de nuestros gastos a medida que vayamos pagando o gastando.  En el caso de querer guardar el presupuesto para un futuro poder ver mes a mes, podemos duplicar la plantilla siguiendo los pasos que detallo debajo

Con el botón derecho del mouse haremos click en la pestaña de abajo de todo de la planilla y buscaremos la opción de mover o copiar y haremos click en el botón izquierdo.

Luego seleccionaremos la opción mover al final (move to end), seleccionaremos como activada la opción crear una copia (create a copy) y le daremos al botón OK.

Una vez duplicada la planilla entera, podremos cambiarle el nombre al siguiente mes.

Nuestra plantilla está lista para ser utilizada para crear nuestro presupuesto, y en este ejemplo mostramos cómo agregando gastos o pagos se actualizan las celdas que están en gris (aquellas con el cálculo automático). Entre todas ellas encontramos una -marcada en rosa- en donde aparentemente sub presupuestamos $20, pero gastamos $30. Lo que seguramente requerirá un ajuste.

Espero que eso les ayude a mejorar sus finanzas personales y/o familiares. Esto es un ejemplo simple, básico y efectivo de como crear un presupuesto. No tiene que ser difícil, no requiere que sea detallado al extremo. Cada situación individual requerirá mayor o menor sofisticación, sin embargo, esto es un ejemplo que cualquier persona, con mínimos recursos de conocimiento tecnológico puede realizar para llevar un control total sobre sus gastos. 

Desde aquí podrán descargar el archivo de Excel de ejemplo-presupuesto.

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